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Remboursement des frais de transport domicile-travail (salarié du secteur privé)

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Les frais de transport correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail. Ces frais peuvent être remboursés par l'employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions.

Les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais.

Qui est concerné ?

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires.

Transports concernés

Il s'agit des services de transports publics tels que :

  • Métro

  • Bus

  • Tramway

  • Train

  • Location de vélo

Titres de transport concernés

Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur. Elles peuvent être annuelles, mensuelles ou hebdomadaires.

Base de remboursement

La prise en charge s'effectue à hauteur de 50 % du tarif de 2 e classe sur la base du trajet le plus court.

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge en proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Exemple

Dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 heures, pour un salarié travaillant 15 heures par semaine, la prise en charge d'un abonnement à 73 € sera calculée de la façon suivante : (73 x 50 %) x 15/17,5 =  31,29 € .

Conditions du remboursement

Le remboursement effectué par l'employeur se fait mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) au plus tard à la fin du mois suivant l'achat du titre de transport.

Le salarié doit présenter un justificatif (remise ou présentation du titre).

Une attestation sur l'honneur suffit si l'abonnement à un service public de location de vélo ne mentionne pas l'identité du salarié ou si le salarié est intérimaire.

Un accord collectif peut prévoir des modes de preuve ou de remboursement différents.

À noter

en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs,etc.), l'employeur doit en avertir le salarié au moins 1 mois à l'avance.

Mention sur la fiche de paie

Le montant de la prise en charge des titres d'abonnement doit être mentionné sur la fiche de paie.

Exonération fiscale

Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnement sont exonérés d'impôt sur le revenu.

L'employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés et dans les mêmes conditions. La prise en charge peut se faire dans le cadre du forfait mobilités durables pour le salarié utilisant un mode de transport alternatif (covoiturage, véhicule électrique ou hybride, trottinette, vélo, par exemple).

Qui est concerné ?

La prise en charge des frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur.

Dans ce cas, les frais de transports personnels peuvent être remboursés selon les conditions suivantes :

  • Soit la résidence habituelle du salarié ou son lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et d'une zone desservie par les transports urbains

  • Soit l'utilisation d'un véhicule personnel du salarié est indispensable en raison de ses horaires de travail

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires.

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge en proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Exemple

Dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 heures, pour un salarié travaillant 15 heures par semaine, si la prise en charge de base des frais est de 200 € , elle sera calculée de la façon suivante : 200 x 15/17,5 =  171,43 € .

La prise en charge n'est pas prévue dans les cas suivants :

  • Le salarié bénéficie d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction)

  • Le salarié est logé dans des conditions excluant des frais de transports pour se rendre au travail (logement de fonction)

  • L'employeur assure gratuitement au salarié le transport domicile-travail

L'employeur peut verser un forfait mobilités durables au salarié qui utilise un moyen de transport personnel durable pour ses trajets domicile-travail.

Le forfait mobilités durables est une allocation versée au salarié qui se rend sur son lieu de travail avec l'un des modes suivants :

  • Vélo personnel (mécanique ou à assistance électrique)

  • Covoiturage (chauffeur ou passager)

  • Moyen de transport personnel en location ou en libre-service (vélopartage, trottinette, scooter)

  • Autopartage avec un véhicule à motorisation non thermique (véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène)

L'allocation est d'un montant annuel maximum de 500 € .

Conditions du remboursement

Les conditions de la prise en charge et du remboursement sont déterminées :

  • Soit par un accord collectif entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise

  • Soit par une décision de l'employeur après consultation du comité social et économique (CSE)

Le salarié doit fournir les pièces demandées par l'employeur justifiant les conditions de la prise en charge.

À noter

en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs, etc.), l'employeur doit en avertir le salarié au moins 1 mois à l'avance.

Mention sur le bulletin de paie

Le montant de la prise en charge des frais de transport doit être mentionné sur la fiche de paie.

Exonérations fiscale et sociale

Les remboursements de frais de transport sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par an pour un véhicule thermique et de 500 € par an pour un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène.

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